Intranet: qué es, cómo funciona y cuándo es recomendable

En la actualidad, las empresas buscan soluciones tecnológicas que les permitan llevar a cabo sus operaciones de manera segura y eficiente, por ello, la intranet se ha vuelto una herramienta cada vez más popular en el mundo de los negocios.

En este artículo, definiremos qué es una intranet, explicaremos cómo funciona y cuándo es recomendable usarla, cómo se puede implementar y el futuro que tiene este tipo de redes para las empresas.

¿Qué es una intranet?

Una intranet es una red privada diseñada exclusivamente para utilizarse dentro de una organización. 

Su objetivo principal es brindar una comunicación más rápida, el acceso a la información y la colaboración entre empleados.

Estas redes son excelentes recursos para mejorar tanto la productividad como la eficiencia en una empresa. 

A diferencia de internet, es un sistema cerrado sujeto a medidas de seguridad adicionales para proteger la privacidad y confidencialidad de los datos empresariales.

Puede considerarse como una versión interna de internet que proporciona a los empleados acceso a aplicaciones, sistemas de información y herramientas de colaboración. 

Entre las funcionalidades más comunes se encuentran el correo electrónico interno, calendarios compartidos, gestión de documentos y directorios de contactos.

¿Cuál es la función de la intranet?

La base de la intranet es la interconexión de dispositivos y servidores dentro de una red privada. 

Estos dispositivos pueden incluir computadoras, impresoras, teléfonos y otros equipos utilizados por los empleados. 

Los servidores, por otro lado, son responsables de almacenar y gestionar datos, aplicaciones y recursos compartidos entre los usuarios de la red.

Para acceder a la intranet, los empleados deben autenticarse utilizando las credenciales asignadas, lo que garantiza la privacidad y seguridad de los datos. 

Asimismo, emplea protocolos de comunicación y navegación similares a los utilizados en internet, como HTTP y HTTPS, pero solo pueden emplearse internamente.

Además, se puede configurar para permitir el acceso remoto a través de una red privada virtual (VPN), facilitando así el trabajo remoto y la movilidad de los empleados.

Ventajas de usar intranet

Cuando decides implementar un servicio de intranet en tu empresa, las ventajas y beneficios que se obtienen son numerosos.

Entre estos destacan los siguientes:

1. Mejora la comunicación interna

La intranet actúa como una plataforma centralizada que permite a los empleados comunicarse de manera eficiente y efectiva.

Esto incluye la capacidad de enviar mensajes instantáneos, compartir documentos e información, e incluso participar en discusiones grupales y foros. 

Al mejorar la comunicación interna, se eliminan barreras y se fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de la empresa.

2. Centraliza la información y los recursos

Con una intranet, todas las fuentes de información y recursos relevantes para la empresa se encuentran en un solo lugar, facilitando el acceso y la búsqueda de la información necesaria. 

Gracias a esto, no tendrás problema en localizar de forma sencilla todo tipo de documentos, políticas, procedimientos, manuales de capacitación, información sobre proyectos, entre otros. 

Tener toda esta información centralizada reduce el tiempo que los empleados dedican a buscarla, pudiendo centrarse en sus tareas principales.

3. Aumenta la productividad

También tiene la ventaja de proporcionar a los empleados herramientas de colaboración y un acceso simplificado a la información, lo que ayuda a aumentar su productividad. 

Por ejemplo, los empleados pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, asignar y seguir tareas, y mantenerse al tanto de las actualizaciones de los proyectos. 

Además, al tener acceso a la información necesaria en cualquier momento, pueden tomar decisiones más informadas y rápidas.

4. Proporciona seguridad y privacidad

Asimismo, se trata de una red cerrada y privada, es decir que solo los empleados autorizados pueden acceder a ella. 

De esta forma, existe una probabilidad menor de ataques externos y filtración de información. 

Además, la intranet permite a las empresas controlar el acceso a ciertos recursos y aplicaciones, garantizando que solo los trabajadores que necesiten esa información puedan acceder a ella. 

5. Facilita la gestión del conocimiento

La intranet permite a las empresas crear y mantener una base de conocimientos actualizada, en donde los empleados pueden compartir sus experiencias, habilidades y todo tipo de aprendizaje. 

Lo anterior ayuda a que sea mucho más sencillo identificar y hacer mejor uso de las skills disponibles de cada colaborador dentro de la empresa, contribuyendo a la innovación y al aprendizaje continuo.

6. Personalización y adaptabilidad

Finalmente, un servicio de intranet, puede personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa y a las preferencias de sus empleados. 

Entre las características que puedes implementar están la interfaz de usuario, el uso de aplicaciones y herramientas específicas y la creación de flujos de trabajo personalizados. 

Gracias a su orientación acorde a las necesidades de la empresa y sus trabajadores, la intranet puede evolucionar y crecer junto con la organización.

¿Cuándo utilizar intranet?

Utilizar intranet es una buena opción para diversos tipos de negocio, ya que pueden gestarse situaciones en las que es óptimo implementar este servicio de red privada. 

A continuación, te presentamos algunas circunstancias en que optar por este tipo de red es más inteligente, de modo que sepas cuándo acudir con los expertos. 

1. Empresas en expansión

Cuando una empresa crece en términos de número de empleados, departamentos o ubicaciones, la intranet puede facilitar la conexión entre todos los miembros de la organización. 

Es importante considerar este servicio porque brinda un espacio centralizado para la comunicación, la colaboración y el acceso a información, y permite mantener a todos los colaboradores informados y alineados con los objetivos de la organización, independientemente de su ubicación geográfica.

2. Necesidad de mayor seguridad

Ofrece una capa adicional de seguridad en comparación con las soluciones basadas en internet, ya que es una red cerrada y privada.

Esto es especialmente útil para empresas que manejan información confidencial, sensible o regulada, como datos financieros, información de clientes o propiedad intelectual. 

Cuando se utiliza de forma eficiente, las organizaciones pueden controlar el acceso y protegerla de posibles amenazas externas.

3. Empresas con empleados que trabajan de forma remota

Puede ser una solución ideal para empresas que tienen empleados trabajando de manera remota o que requieren movilidad por el tipo de función que desempeñan dentro de la organización.  

Al implementar una intranet con acceso a través de una red privada virtual (VPN), los empleados pueden acceder de forma segura a los recursos y herramientas necesarios para realizar su trabajo desde cualquier lugar y dispositivo. 

Esto no solo facilita el trabajo remoto, sino que también permite adaptarse rápidamente a situaciones imprevistas, como emergencias o pandemias.

4. Integración de sistemas y aplicaciones

Otro tema a tomar en cuenta es la posibilidad que brinda de integrar diferentes sistemas y aplicaciones corporativas en un solo lugar, simplificando el proceso de gestión y acceso a la información y recursos compartidos. 

Cuando se tiene un compendio de sistemas en un solo lugar, los colaboradores tienen acceso de manera sencilla y ágil a cada uno de estos, lo que mejora los tiempos de respuesta y de trabajo. 

5. Mejorar la gestión del conocimiento

La intranet es una herramienta que facilita la gestión del conocimiento en una organización, ya que proporciona una plataforma en donde los empleados pueden compartir documentos, ideas, experiencias y conocimientos.

6. Fomentar la cultura organizacional y el compromiso de los empleados

Puede servir como un espacio para fomentar la cultura organizacional y el compromiso de los empleados al proporcionar un lugar donde pueden conectarse, compartir ideas y celebrar logros. 

Gracias a que permite crear foros de discusión, compartir noticias y actualizaciones, con el objetivo de reconocer el desempeño y los logros de los empleados, contribuye a crear un ambiente de trabajo positivo y productivo.

8. Facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas

La intranet puede ser una herramienta valiosa para apoyar la toma de decisiones y la resolución de problemas en una empresa, ya que proporciona acceso a información actualizada, datos y análisis, los colaboradores pueden tomar decisiones informadas y basadas en hechos. 

9. Mejorar la eficiencia en los procesos internos

Asimismo, puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia en sus procesos internos al facilitar la automatización de tareas, la simplificación de flujos de trabajo y mejorar la eficiencia en la búsqueda y recuperación de información. 

10. Reducir costos y optimizar recursos

La implementación de una intranet en un negocio puede resultar en una reducción de costos y una optimización de recursos en varias áreas. 

Por ejemplo, al facilitar la comunicación interna y la colaboración, las organizaciones pueden reducir la necesidad de reuniones presenciales y los costos asociados con ellas. 

Además, al proporcionar acceso a información y recursos en línea, pueden disminuir los costos de impresión y almacenamiento de documentos. 

La intranet y la tecnología en la nube

La tecnología de la nube ha cambiado la forma en que las empresas almacenan y gestionan información y recursos de aplicaciones. 

Integrar la intranet de una organización con la tecnología en la nube ofrece beneficios adicionales que aumentan la productividad y la capacidad de adaptación de los negocios.

Lo anterior, porque al combinar la intranet existente con soluciones basadas en la nube, las organizaciones obtienen acceso a recursos informativos prácticamente ilimitados y almacenamiento escalable. 

De esta manera, ya no tienen que preocuparse por las limitaciones de la infraestructura al expandir rápidamente sus operaciones o adaptarse a los requisitos cambiantes del mercado.

Asimismo, el uso de servicios en la nube también facilita la construcción y actualización de aplicaciones y sistemas, ya que los proveedores de servicios en la nube se encargan de gestionar y mantener la infraestructura subyacente, ofreciendo así mayor confiabilidad.

Todo esto tiene como consecuencia una mejora en la capacidad para proporcionar a los empleados un entorno de trabajo remoto seguro y productivo. 

Con los datos y las aplicaciones almacenados en la nube, los trabajadores pueden acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que cuenten con las credenciales de acceso adecuadas y estén conectados a internet.

Cómo implementar una intranet exitosa en tu empresa

Una intranet exitosa es aquella que satisface las necesidades de la organización y mejora la comunicación, la colaboración y la productividad de los colaboradores. 

Si estás pensando en optar por este tipo de red privada, hay algunos puntos que se deben considerar. 

a) Análisis de necesidades

Identifica las necesidades específicas de tu empresa y cómo este tipo de conexión puede abordarlas. Realiza encuestas y entrevistas con trabajadores y gerentes para comprender sus expectativas y desafíos.

b) Planificación

Establece objetivos claros y mensurables, así como un cronograma realista de implementación. Define los recursos necesarios y asigna responsabilidades a los miembros del equipo del proyecto.

c) Diseño y desarrollo

Crea una estructura de información y navegación fácil de entender y utilizar. Personaliza la intranet según las necesidades de tu empresa, integrando herramientas y aplicaciones relevantes para mejorar la productividad y la colaboración.

d) Pruebas y ajustes

Antes de comenzar a utilizar la intranet, realiza pruebas exhaustivas con un grupo de empleados representativo para identificar y corregir posibles problemas. 

Asegúrate de que funcione correctamente en diferentes dispositivos y navegadores.

e) Lanzamiento y capacitación

Comunica a los empleados el propósito y los beneficios de la intranet, y proporciona capacitación para garantizar que todos sepan cómo utilizarla de manera efectiva.

f) Monitoreo y mejora continua

Evalúa el rendimiento y la adopción mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) y retroalimentación de los trabajadores. Una vez hecho esto realiza ajustes y mejoras según sea necesario para mantener la intranet actualizada y alineada con las necesidades de la empresa.

Integración de la intranet con herramientas de colaboración y productividad

Uno de los temas que se deben considerar es que intranet puede funcionar con herramientas de colaboración y productividad, lo que amplía el potencial de la red. 

Algunas de las integraciones más comunes que existen en este rubro son las siguientes.

1. Aplicaciones de mensajería y comunicación

Integrar la intranet con aplicaciones como Microsoft Teams o Slack permite a los empleados comunicarse en tiempo real, compartir información y trabajar juntos en proyectos.

2. Gestión de tareas y proyectos

Al conectarse con herramientas como Trello o Asana, puedes mejorar la organización y el seguimiento de las tareas y los proyectos, asegurando que todos los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y plazos.

3.  Almacenamiento y gestión de documentos

Otro modo de integración es con soluciones de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Microsoft OneDrive, lo que facilita el acceso y la edición de documentos en tiempo real por parte de los empleados, promoviendo la colaboración y evitando la duplicación de archivos.

4. Calendarios y programación

Al vincularla con aplicaciones de calendario, como Google Calendar o Microsoft Outlook, puedes facilitar la programación de reuniones, eventos y recordatorios, mejorando la gestión del tiempo y la planificación.

La importancia de la accesibilidad en las intranets

Garantizar que sea accesible para todos los empleados, independientemente de sus habilidades o discapacidades, es esencial para promover la inclusión y maximizar la productividad. 

Para lograr una intranet accesible, considera los siguientes aspectos.

a) Diseño inclusivo

Asegúrate de que la intranet sea fácil de usar y navegar para todos los empleados, teniendo en cuenta las necesidades de aquellos con discapacidades visuales, auditivas, motoras o cognitivas.

b) Herramientas de accesibilidad

Integra herramientas y funciones de accesibilidad en la intranet, como lectores de pantalla, opciones de ajuste de tamaño de texto y contraste, y subtítulos para videos.

c) Capacitación y soporte

Proporciona capacitación y soporte a los empleados para garantizar que todos sepan cómo utilizar las funciones de accesibilidad de la intranet y puedan sacar el máximo provecho de ella.

d) Pruebas y retroalimentación

Realiza pruebas de accesibilidad y solicita retroalimentación de los empleados con discapacidades para garantizar que la intranet cumpla con sus necesidades y expectativas. Haz ajustes según sea necesario para mantener la intranet accesible y funcional para todos.

El futuro de la intranet: tendencias y desarrollos tecnológicos a tener en cuenta

Este tipo de servicio se encuentra en constante evolución, ya que la intranet también debe evolucionar de manera constante para adaptarse a las nuevas tecnologías y necesidades de las empresas. 

Te presentamos un panorama general del futuro de la intranet y cómo pueden beneficiar el trabajo dentro de tu negocio. 

1. Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático

La integración de IA y aprendizaje automático en las intranets permitirá una experiencia más personalizada para los empleados, con recomendaciones y contenido adaptado a sus necesidades y preferencias. 

Además, la IA puede ayudar a mejorar la eficiencia al automatizar tareas y procesos.

2. Interacción por voz

A medida que los asistentes virtuales como Alexa, Siri y Google Assistant se vuelven más populares, es probable que veamos una mayor adopción de la interacción por voz en las intranets. 

Esto facilitará a los empleados realizar búsquedas, obtener información y completar tareas sin necesidad de utilizar un teclado o un mouse.

3. Realidad aumentada (RA) y realidad virtual (RV)

La adopción de RA y RV en las intranets podría mejorar la capacitación y la colaboración, permitiendo a los empleados sumergirse en entornos virtuales para aprender nuevas habilidades o trabajar juntos en proyectos a distancia.

4. Analítica avanzada y visualización de datos

La integración de herramientas de analítica avanzada y visualización de datos en las intranets permitirá a las empresas tomar decisiones más informadas basadas en información en tiempo real y fácilmente comprensible.

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Si bien, Intranet es una opción para ciertos nichos, actualmente existen diversidad de servicios que cumplen con los mismos objetivos. 

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