La comunicación online ha ido evolucionando con el paso del tiempo, y cada vez en más espacios es necesario implementar estrategias para poder utilizarla de la mejor forma. Las empresas requieren herramientas que les permitan colaborar en tiempo real, desde distintas ubicaciones y sin comprometer la calidad.
En esta nota te explicamos qué es una videoconferencia, cómo garantizar sesiones estables a través de VoIP y cuáles son sus ventajas y limitaciones en entornos empresariales.
Una videoconferencia es una comunicación en tiempo real entre dos o más personas, a través de audio y video, que les permite interactuar como si se encontraran en el mismo espacio físico.
En el contexto empresarial, las videoconferencias son fundamentales para mantener equipos conectados, realizar juntas con clientes, presentar proyectos y tomar decisiones de manera ágil, sin importar si se encuentran en lugares distintos separados por largas distancias.
Las videoconferencias mejoran la comprensión, conexión interpersonal y la colaboración entre participantes de la llamada telefónica tradicional.
Estas sesiones pueden realizarse mediante distintas plataformas, pero cuando se ejecutan sobre redes VoIP (Voice over IP), es posible alcanzar una mayor eficiencia en costos, escalabilidad y calidad, siempre que se cuente con la infraestructura adecuada.
La telefonía IP puede integrarse con sistemas de videoconferencia para ofrecer una experiencia de comunicación completa y profesional.
Para lograrlo, es necesario considerar algunos factores técnicos y operativos clave:
Una videoconferencia requiere transmisión constante de datos. Para evitar interrupciones o baja resolución, es fundamental contar con un servicio de Internet Dedicado con velocidad simétrica que garantice un ancho de banda para velocidades parejas de subida y bajada, que sea estable y no comparta sus recursos.
Esto es porque el video exige un ancho de banda significativamente mayor que solo el audio, y adicionalmente se utilizan recursos, especialmente si se necesita calidad HD o 4K que aumentan aún más este requisito.
La red interna debe estar correctamente configurada y contar con cableado estructurado y switches administrados, pues esto puede mejorar notablemente el rendimiento.
Un cableado estructurado bien diseñado garantiza que la señal de datos viaje de manera eficiente y sin errores físicos. Si el cableado es deficiente, puede producir pérdidas de paquetes, ruido o latencia.
Los switches administrados, por su parte, permiten configurar reglas de QoS, a través de la identificación y clasificación de diferentes tipos de tráfico.
Una vez clasificado, el switch puede colocar el tráfico de alta prioridad en colas de salida preferenciales, asegurando que estos paquetes se envíen.
Con un cableado adecuado y switches que gestionen el tráfico de manera efectiva, se reducirán los cortes y la congestión, lo que mejorará la experiencia general de la videoconferencia, el audio y el video se mantendrán sincronizados y la alta calidad se mantendrá toda la sesión.
Con la configuración de la calidad de servicio (QoS) en la red puede confiarse en sesiones de videoconferencia estables, nítidas y seguras, incluso durante eventos críticos.
Algunas soluciones de videoconferencia, como Microsoft Teams, se integran con sistemas PBX Cloud y troncales SIP, lo cual permite centralizar las llamadas y videoconferencias en una misma interfaz de usuario.
Dicha integración puede minimizar cortes e interrupciones durante las videoconferencias gracias a la tecnología VoIP; hace posible la colaboración y compartición de documentos en tiempo real, gracias a que Microsoft puede incluir su Outlook o OneDrive.
Es importante contar con un equipo óptimo para realizar videoconferencias que cuente con cámara HD y micrófono con cancelación de ruido para una buena calidad de la sesión.
Una cámara de baja resolución o un micrófono con mucho ruido ambiental pueden arruinar la experiencia de una videoconferencia, sin importar lo buena que sea la conexión a internet.
La videoconferencia ha transformado la forma de operar en las empresas modernas, pero es importante conocer tanto sus fortalezas como sus posibles desafíos para tomar decisiones informadas.
Para las empresas que cuentan con equipos geográficamente distribuidos, una de las ventajas más significativas de la videoconferencia es la reducción de los gastos asociados a viajes de negocios.
Al eliminar la necesidad de traslados, alojamiento, comidas y viáticos, las empresas pueden destinar esos recursos a otras áreas estratégicas.
Además, el tiempo que antes se invertía en desplazamientos ahora puede dedicarse a tareas más productivas, lo que aumenta la eficiencia general.
Desde la pandemia de COVID-19 se ha evidenciado que se necesitan mantener reuniones frecuentes con personas en distintas ubicaciones, y las videoconferencias lo facilitan en gran medida, no solo de manera interna sino también para con los clientes y proveedores.
Las plataformas de videoconferencia modernas van más allá de una simple llamada con video, ofrecen herramientas integradas que facilitan una colaboración en tiempo real mucho más dinámica.
Funcionalidades como compartir pantalla, la coedición de documentos, las pizarras virtuales y la posibilidad de realizar presentaciones interactivas, transforman las reuniones en espacios de trabajo con productividad elevada.
Esto no solo mejora la comunicación, sino que también permite tomar decisiones más rápidas y coordinadas y, por ende, un trabajo en equipo más cohesivo.
Gracias a las soluciones basadas en la nube (PBX Cloud) y las plataformas de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), la videoconferencia ofrece una escalabilidad notable.
Esto significa que las empresas pueden ajustar la capacidad de sus reuniones según sus necesidades, ya sea para un encuentro de pocas personas o para un evento con cientos de participantes, sin necesidad de realizar grandes inversiones en infraestructura de hardware o software.
Al unificar la telefonía IP, la mensajería instantánea y las herramientas de colaboración en una única plataforma, las empresas centralizan su gestión de comunicaciones.
Esto simplifica los flujos de trabajo, mejora la experiencia del usuario y facilita el seguimiento y la administración de todas las interacciones, lo cual crea un ecosistema de comunicación unificado y eficiente en donde las videoconferencias tienen un mayor alcance.
La tecnología VoIP, como mencionamos, está directamente ligada a la estabilidad y velocidad de la conexión a internet y por lo tanto, la calidad de las videoconferencias dependen de ella también.
Una red deficiente trae consigo baja calidad de video y audio, es decir, imágenes pixeladas, sonido entrecortado o, en el peor de los casos, interrupciones constantes de la llamada. Esto puede afectar la fluidez de la conversación y la productividad de la reunión.
Para evitarlo, es fundamental contar con una conexión a internet robusta, especialmente si se realizan videoconferencias con frecuencia. Cuando se contrata una red empresarial se obtiene incluso un SLA (Service Level Agreement) que respalda y asegura que se brindará un buen servicio.
En entornos donde la red no está optimizada, como oficinas con muchos usuarios conectados, la saturación es un riesgo real. Cuando múltiples personas inician sesiones de videoconferencia simultáneamente, el ancho de banda disponible puede volverse insuficiente.
Esto provoca que el rendimiento general de la red disminuya y, por ende, disminuye la calidad de todas las videoconferencias.
Las empresas deben asegurarse de que su infraestructura de red pueda soportar el volumen de tráfico de videoconferencias, posiblemente invirtiendo en redes optimizadas o soluciones de calidad de servicio que prioricen el tráfico de video y voz, como la estrategia que revisamos de QoS.
A pesar del avance tecnológico, la brecha digital sigue siendo una barrera significativa para algunos usuarios. No todas las personas tienen los conocimientos técnicos necesarios para configurar y utilizar eficientemente las plataformas de videoconferencia, o quizás carecen del equipo adecuado.
Esto puede generar exclusión, frustración y una participación desigual en las reuniones, lo que acrecienta la importancia de ofrecer capacitación y soporte técnico u optar por plataformas intuitivas y accesibles.
La privacidad es una preocupación crítica en el entorno de las videoconferencias. Sin las medidas de protección adecuadas, existe un riesgo latente de fugas de información confidencial. Esto incluye desde la interceptación de la comunicación por terceros no autorizados hasta la intrusión en reuniones privadas.
Es fundamental utilizar plataformas que ofrezcan cifrado de extremo a extremo, contraseñas robustas para las reuniones, salas de espera y otras funciones de seguridad.
Además, es crucial que los usuarios estén informados sobre las mejores prácticas de seguridad para proteger sus datos y la información de la empresa.
Para superar estas limitaciones, es recomendable contar con un PBX Cloud profesional respaldada por un carrier de telecomunicaciones que garantice calidad de servicio, infraestructura segura y acompañamiento técnico.
Al combinar tu plataforma de videoconferencias con VoIP, los usuarios pueden realizar y recibir llamadas telefónicas directamente desde la plataforma, y, aunque un teléfono se comunique de manera tradicional (PSTN), las llamadas podrán ser recibidas e incluso ejecutadas.
Gracias al uso de troncales SIP y PBX Cloud, la integración convierte a la plataforma en una verdadera central telefónica en la nube, con funcionalidades como transferencia de llamadas, buzón de voz, cola de llamadas, grabación de llamadas e identificador de llamadas y además permite a las empresas prescindir de PBX tradicionales.
Además, cuando el servicio VoIP es provisto por un carrier como Servnet, obtienes un servicio personalizado y especializado, con una atención 24/7. ¿Tienes una licencia de Microsoft Teams? Nosotros te ayudamos a integrarla a una centralita virtual, contáctanos y te decimos cómo.