Desde hace algún tiempo las herramientas de comunicación y trabajo colaborativo se han vuelto muy necesarias para la realización de las funciones diarias en los espacios de trabajo. Frente a esa realidad, Microsoft Teams y Zoom funcionan como dos soluciones tecnológicas que dan respuesta a las necesidades empresariales de hoy.
La urgencia de mejorar las plataformas de comunicación se aceleró, en gran medida, debido a las clases a distancia y el trabajo remoto, tan comunes en esta época.
Los usos que se le han dado son muy variados, y van desde la gestión empresarial, impartir webinars, talleres y clases de manera virtual, cooperación a la hora de trabajar documentos en conjunto, enlazar sistemas de atención a clientes, entre muchos otros.
En esta nota presentamos distintas características a tomar en cuenta a la hora de decidir cuál de los dos software de comunicación utilizar en tu organización.
Para poder tomar cualquier decisión con conciencia, lo mejor siempre será estar bien informados sobre todos los aspectos de una opción o la otra. Esto con el fin de elegir la alternativa que mejor se adapte a tus necesidades.
De modo que ahora nos encargaremos de desglosar algunas de las características más llamativas de Microsoft Teams y Zoom.
Al ser una plataforma de comunicación que es propiedad de la empresa tecnológica Microsoft, es una de las más famosas y conocidas desde hace varios años. Su lanzamiento al mercado se hizo en el año 2017 y, desde entonces, su crecimiento ha sido notable al alcanzar millones de usuarios en pocos años.
En la actualidad, es uno de los software de comunicación más populares entre las empresas y organizaciones, por lo que conocer su funcionamiento es de gran importancia.
Antes de explicar la utilización de Microsoft Teams, es importante comentar que esta es una solución que forma parte de Microsoft 365 por lo que el inicio de sesión requerirá una licencia de las aplicaciones de Microsoft 365 para negocios o Enterprise para poder ser utilizado.
Una vez superado el paso de la creación de la cuenta, ya es momento de comenzar a utilizar la plataforma.
Microsoft Teams presenta una interfaz muy intuitiva y fácil de usar. Una vez que ingresas puedes navegar por los grupos y los canales; en los grupos se encuentran las personas, conversaciones y los archivos que han compartido, y en los canales hay distintos proyectos a los que se le está dedicando una conversación grupal.
Se pueden iniciar nuevas conversaciones en las que es posible incluir emojis, memes y GIF, lo que hace más amenas las conversaciones entre los usuarios. Además, se pueden enviar archivos, enlazar sitios web y filtrar por persona, palabras, tipo de documentos, entre otras opciones.
La variedad de idiomas que se presentan en Microsoft Teams cambia dependiendo del dispositivo que se emplee, es decir, si es en Office Online, escritorio Windows, escritorio Mac, sistema operativo Android o sistema operativo iOS. No obstante, se encuentra disponible en por lo menos 37 idiomas hasta la fecha, siendo una cifra que va en aumento a medida que se realizan actualizaciones año con año.
Una de las características más llamativas de Microsoft Teams es la posibilidad de atender las comunicaciones empresariales a nivel telefónico, con la facilidad de tenerlo enlazado en Teams. Las conexiones de estas llamadas se realizan por medio de la tecnología VoIP o RTC.
Las opciones de RTC son las de los planes de llamadas de Microsoft Teams, conexión con operador, operador de conexión móvil y por enrutamiento directo, siendo esta última una opción que tenemos disponible en Servnet, la cual funciona conectando nuestro Session Border Controller (SBC) al sistema telefónico.
De esta forma se logra tener una línea de teléfono siempre disponible a través de Teams y la tecnología Cloud sin la necesidad de estar en las oficinas de manera constante.
Microsoft Teams tiene la gran ventaja de que es fácilmente integrable con toda la suite de aplicaciones de Microsoft 365, las cuales se dividen por el sector al que pertenecen: administración de proyectos, departamentos de negocios, para desarrolladores profesionales y otras con codificación sencilla y, además, algunas con características personalizadas según lo que requiera la empresa.
Si hay algo por lo que destaca Microsoft Teams, es por la seguridad que le ofrece a sus usuarios. El inicio de sesión es permitido por medio de una clave alfanumérica asociada al correo de una organización, a través de Windows Hello o una llave de seguridad y por GitHub.
Además, en los planes de pago se incluyen soluciones de seguridad que hacen mucho más confiable su utlización. Si bien han sufrido intentos de ataques a sus sistemas, a lo largo de los años se han encargado de hacer más fuerte sus medidas de prevención y mitigación de ciberataques, información que tienen disponible en su sección Seguridad y cumplimiento en Microsoft Teams en su sitio web.
Esta plataforma de videoconferencias y mensajería es una de las más famosas en todo el mundo. La empresa estadounidense fue fundada en el año 2011 por el empresario Eric Yuan y su popularidad fue en aumento año a año.
Sin embargo, no fue sino hasta el año 2020 que su utilización se extendió por todo el mundo y de manera acelerada debido a las necesidades de comunicación que aparecían en sectores como el educativo. Razón por la cual es una de las alternativas más comunes en cuanto a comunicación a distancia.
Para iniciar sesión en Zoom requieres de un correo asociado a Zoom y un contraseña, aunque también te da la opción de ingresar con SSO, cuenta de Apple, cuenta de Google o Facebook. Una vez que ingresas a la plataforma, es momento de comenzar a explotar su funcionamiento.
La interfaz de Zoom se presenta con un diseño amigable y fácil de usar, aunque puede variar dependiendo de si ingresas en un versión de Zoom distinta, que son Meetings, Webinars, Rooms, Phone o Chat.
Pero, en general, tiene botones de creación de reunión, ingresar a una reunión de Zoom con ID y compartir contenido desde tu escritorio. También tiene botones de reuniones programadas, chat, lista de contactos, aplicaciones y pizarras virtuales, esta última siendo una de los beneficios más atractivos de la plataforma.
Como parte de los esfuerzos que tiene la empresa para ponerse a la par de las necesidades del mundo actual, ofrece la opción de los subtítulos traducidos en tiempo real, con 12 idiomas disponibles hasta el momento.
Esta es una opción realmente poderosa para eventos como talleres virtuales, conferencias internacionales o clases de idiomas. Este beneficio se encuentra disponible en los planes Zoom One Business Plus y Zoom One Enterprise Plus.
Una de las opciones más llamativas de Zoom es que permite programar 43 bots distintos a su interfaz. Estos bots van desde notificaciones de Google Calendar, Jira Server, Smarsheet, hasta traductores como Translate It!, o plataformas de mailing como Mailchimp.
Los usos de estos bots varían dependiendo de si se utilizarán en Meetings, Webinars, Rooms, Phone o Chat, al igual que otro tipo de integraciones.
Zoom tiene la opción de integrar aplicaciones de programación e inicio de reuniones como Slack, Skype o Microsoft Teams y aplicaciones para compartir contenidos como Google Drive, Dropbox o Box.
También integra apps de marketing y automatización de procesos como HubSpot, Marketo o Pardot y de colaboración en sala como Intel Unite y Creston. De igual manera, ofrece la opción del inicio de sesión unificado a través de Facebook, Google, Okta o Microsoft.
Si bien la plataforma tiene un filtro de seguridad al ingresar que es similar al de Microsoft Teams y otros software similares, han ocurrido problemas de seguridad que vale la pena comentar.
En el año 2020 se presentaron algunas polémicas en torno a la empresa Zoom Video Communications porque el FBI informó acerca de una gran cantidad de denuncias recibidas de videoconferencias que se interrumpían por personas que atacaban verbalmente y con imágenes amenazantes o sexuales a los participantes.
Debido a esto, la empresa ha robustecido sus sistemas de seguridad y lo comunican por medio de su Programa de confianza y seguridad, el cual se encuentra disponible en su sitio web.
Al analizar las dos alternativas se debe tener en cuenta que los dos software de comunicación están disponibles en versiones de pago y versiones gratuitas.
Como todo producto gratuito, es de saber que esta opción vendrá con las funciones más básicas y con ciertas limitaciones como pueden ser tiempos más cortos de llamadas, límite de almacenamiento de información y cobros adicionales cada vez que quieras ingresar a una nueva sección.
En caso de que tu intención sea utilizar alguna de estas plataformas para tus comunicaciones empresariales, lo mejor siempre será optar por una opción de pago, ya que tendrás muchos más beneficios que, generalmente, tienen que ver con seguridad, soporte técnico y aplicaciones personalizables.
Sobre este respecto, las dos herramientas ofrecen planes de servicios que son fácilmente adaptables a tus necesidades y con apoyo de equipos de ventas capacitados en la materia.
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