¿Qué Software requiere tu empresa para lograr un ahorro financiero?

Bernardo Garza Quiroga
Tiempo de lectura: 4 min
Publicación: 15 abr, 2021

Para que un negocio logre funcionar, se necesita contar con el apoyo de herramientas tecnológicas adecuadas, como equipos informáticos, una buena red informática y especialmente los programas necesarios, es decir, un hardware y software que se encuentren en constante actualización con base en las normativas legales vigentes.

El aprovechamiento de la nube, es una alternativa para el almacenamiento de información; representa nuevos beneficios que garantizan la seguridad de los datos e información, al mismo tiempo que te dan disponibilidad desde cualquier lugar del mundo.

Actualmente, existen diversas soluciones informáticas que ofrecen ventajas para el mundo empresarial, surgen para adaptarse a las nuevas tendencias y necesidades de las personas

Anteriormente todo software estaba limitado a su uso en uno o varios computadoras conectadas a una red, hoy en día el sistema de gestión puede representar un elemento omnipresente en donde solo se requiere un dispositivo con conexión a internet para acceder a cualquier información a la que se tenga acceso.

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¿Qué es un software ERP? 

Un software o sistema ERP (Enterprise Resourcing Planning) es un programa de gestión de negocios, que integra completamente a las operaciones e información de todas las áreas operativas y administrativas de una empresa, automatiza los procesos de negocio y permite controlar y asignar recursos a las actividades que realmente generan valor para el negocio.

Se puede obtener en un solo sistema todas las partes de la empresa estén interrelacionadas de manera natural, evitando re-capturas y re-procesos en la operación diaria, logrando altos nivel de productividad. 

Un ERP debe incluir:

  1. Planeación de la producción
  2. Compras
  3. Control de Inventarios
  4. Ventas
  5. CRM
  6. Bancos
  7. Cuentas por cobrar y pagar
  8. Contabilidad general
  9. Reportes financieros y operativos

¿Que-es-un-software-ERP?

¿Qué es un Sistema administrativo?

Un sistema administrativo o contable es un paquete de programas informáticos, está enfocado en las áreas operativas, financieras, administrativas de la empresa que cumplen con la función específica que un departamento demanda, como lo es facturar, cobrar o llevar contabilidad. 

Estos sistemas fueron desarrollados de manera modular, operando cada uno de ellos de manera independiente, y por lo general han sido desarrollados para un país en específico.

¿Que-es-un-sistema-administrativo-de-software?

Diferencias entre un software ERP y un sistema administrativo

Para evaluar y elegir, te será de mucha utilidad saber qué te ofrecen estas alternativas.

Un software ERP al tratarse de un sistema totalmente integrado te brinda:

  • Información en una única fuente de datos, considera todas las áreas y procesos de la empresa.
  • Simplifica el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa y la posibilidad de establecer controles y notificaciones en tiempo real.
  • Opera más eficientemente al eliminar el re-trabajo y re-captura de datos, bajando la carga administrativa de la empresa.
  • Información confiable y en tiempo real para la toma de decisiones.
  • Es una herramienta útil para la planeación a futuro de la empresa, planeación de la producción, compras, pagos, inventarios, entre otros.
  • Creación de reportes y estados financieros en línea en cualquier momento.
  • Fabricantes de ERP internacionales, con mejores prácticas de negocio.
  • Personalización y adecuación del sistema de acuerdo con la industria o tamaño de empresa.

Por otro lado, el sistema administrativo te ofrece:

  • Llevar el registro contable de la empresa en cuanto a ingresos, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación.
  • Cumplir las operaciones de nuestro día a día. Facturar, comprar, cobrar y pagar con reportes operativos.
  • Revisar los resultados de las distintas áreas en cada módulo correspondiente; al no ser centralizada la base, la información deberá ser exportada.
  • Obtener reportes de estados financieros al cierre del ejercicio que corresponda.

 

ERP

Sistema administrativo

Información integrada de todas las áreas de tu empresa en un solo sistema.

La información está dividida en distintos módulos independientes cada uno con su base de datos.

Optimización de procesos de negocio

Cumple con una tarea o función específica de tipo transaccional.

Información confiable y en tiempo real para la toma de decisiones.

Es necesario obtener la información de cada módulo y reunirla para obtener reportes.

Capacidad de ajuste  y configuración a tus procesos de negocio de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

No se puede configurar el sistema para lograr una personalización.

Flujo de información complementaria entre cada uno de los departamentos de la compañía.

Información independiente para cada módulo sin comunicación entre los departamentos.

Cubre todas las áreas de la empresa desde la operación hasta la contabilidad.

Se enfoca en las áreas específicas de tu negocio y tareas.

Mayor eficiencia operacional al contar con una mejor gestión de la información

Sirve como herramienta de captura de la información.

Mejor seguimiento a oportunidades de venta y clientes.

Generalmente carece de módulos que apoyen a las operaciones del día a día.

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¿Qué software requiere una empresa?

Es importante que las empresas tengan a su disposición soluciones informáticas que les faciliten los servicios, ya que así se contará con una base de datos actualizada y compatible con el sistema. 

Las empresas necesitan varios tipos de software, con base en la complejidad del negocio. 

Pero generalmente, se necesita en primer lugar un software de gestión o sistema ERP que permita controlar todas las áreas de la empresa, compras y ventas, facturación, contabilidad, almacén, etcétera. 

Se deben considerar los recursos y las aplicaciones, ya que estas optimizarán y facilitarán los procesos de envíos, entregas de mercancías, entre otros desarrollos.

Lo ideal será que cuentes con un sistema integral que abarque todas las necesidades de la gestión empresarial en diferentes módulos, sin embargo, existen opciones que se enfocan a diversas áreas específicas como por ejemplo la contabilidad.

Un buen software de contabilidad brinda la posibilidad de controlar todas las gestiones contables relacionadas a la empresa, permitiendo la emisión de reportes y gráficos que servirán de guía para la evaluación de rentabilidad de la gestión y en la toma de decisiones futuras.

Este tipo de software ofrece ventajas que hacen posible tener la información contable, actualizada y disponible en todo momento, digitalización de facturas, conciliaciones bancarias automáticas, cálculos, generación de planillas de impuestos, entre otros. 

Ahorrar tiempo y disminuir errores, son dos factores que para las empresas pequeñas y medianas, el uso de software a través de la nube representa múltiples ventajas, permite el acceso a todas las funcionalidades de los sistemas integrales.

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Beneficios de contar con un software SaaS para la gestión de tu empresa

Para cualquier tipo de empresa, gestionar adecuadamente para el buen funcionamiento  de la organización es imprescindible, debes seleccionar cuidadosamente un software de gestión completo, que te ayude a realizar las tareas de la mejor forma posible, favoreciendo la productividad y el rendimiento de los empleados.

  1. Ahorro de costos

Esto sucede ya que disminuirán los gastos por la compra de dispositivos de almacenamiento físico que conserven los datos, por lo que ya no será necesario un servidor ni el mantenimiento del mismo, el almacenamiento en la nube es mucho mayor y su coste de mantenimiento es más bajo.

  1. No se requiere almacenamiento local

No requiere un almacenamiento local, ya que se elimina la dependencia de almacenamiento del disco duro del servidor, lo cual limitaba la cantidad de información que contenía.

Por otro lado, la nube posee una capacidad casi infinita de almacenamiento, resguarda tus datos de forma segura y los hace disponibles en cualquier momento que los necesites.

  1. Mayor seguridad y protección de datos

Ofrece medidas de seguridad contra posibles intentos de hackeo y otras amenazas, al igual que la posibilidad de restringir o autorizar accesos a cierta información dependiendo de los permisos asignados por usuario. 

Se protegen los datos confidenciales tanto de la empresa como de tus usuarios.

  1. Actualizaciones automáticas

El proveedor es quien se encargará de realizar las actualizaciones de forma automática sin necesidad de que compres la última versión del programa.

  1. Mayor potencia del software

Son sistemas que brindan mayor rapidez en el tiempo de respuesta, están diseñados para soportar un alto volumen de trabajo. 

Además, con el monitoreo y mantenimiento frecuente de los especialistas, no se presentan riesgos de virus, incompatibilidad de programas, inconvenientes con las actualizaciones, errores en las configuraciones, entre otros.

    6. Rapidez en la gestión de trabajo

Permite la conexión de varios usuarios, al mismo tiempo que cuida que no existan inconvenientes a la hora de ejecutar diversas tareas a la vez. 

  1. Personalización

Este tipo de soluciones tecnológicas ofrecen la posibilidad de ser adaptadas a tus necesidades y requerimientos, incorpora el logo de tu empresa, puedes personalizar las plantillas de documentos, así como la pantalla de inicio. 

Adaptar toda la configuración visual al estilo y diseño de la marca. 

  1. Permite la expansión del negocio

En caso de que una empresa está en crecimiento y requiera abrir nuevas sucursales en distintos lugares, ya no será necesaria toda la inversión en equipos como servidores y licencias para poder acceder a los sistemas de la compañía, lo cual muestra un ahorro en los costes.

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Conclusión

Es verdad que la nube llegó para quedarse y hay que aprender a convivir con ella y aprovechar la optimización que ofrece, tanto para uso particular como para las necesidades empresariales. 

Pero, ¿por qué es complicado entender que son herramientas distintas a pesar de tener características tan similares? 

La principal razón es que ambos términos de las soluciones, software ERP y sistema administrativo, son usados por los fabricantes de estas soluciones como por los clientes y usuarios de los mismos, lo cual a veces genera confusiones sobre el verdadero significado de cada uno.

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