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Email Empresarial: mejores prácticas para usar el correo electrónico.
El email empresarial pasó de ser una alternativa innovadora a un requisito obligatorio para brindarle seriedad a tus correos electrónicos, confianza a tus clientes e identidad corporativa a tu personal.
Contar con una dirección de correo electrónico corporativa ofrece a tu empresa una mayor credibilidad y un aspecto más profesional. Además, facilita la construcción de relaciones sólidas con socios y proveedores.
Perfecciona el rendimiento de tu correo empresarial con nuestros consejos y adquiere las mejores prácticas para su optimización.
¿Qué es el email empresarial?
El email empresarial es una herramienta electrónica de uso organizacional que sirve para brindarle a tu empresa una imagen profesional y confiable.
Adquirir un dominio de correo garantiza el reconocimiento en línea de tu empresa y la creación de una sólida identidad corporativa.
De esta forma, tus destinatarios, sean clientes, empleados, socios o proveedores, podrán reconocerte y generar un mayor nivel de confianza al momento de compartir información.
Diferencia entre email corporativo y correo tradicional
En esencia, la principal diferencia entre el correo empresarial y uno de uso común radica en el dominio.
La estructura de una dirección de correo electrónico convencional revela el proveedor de servicios de correo electrónico al que está vinculada, seguido por el símbolo "@" y el nombre de usuario. Por ejemplo: "sergio.rg@gmail.com" o "miempresa@yahoo.com".
En cambio, al usar una dirección personalizada con un dominio de correo empresarial específico, puedes tener tu propio nombre sin revelar la plataforma de correo electrónico proveedora. Por ejemplo, "denisse.garfias@miempresa.com.
Usar una dirección de correo tradicional para tu empresa puede dar una imagen descuidada y poco confiable, además de contar con la desventaja de pasar inadvertido o incluso ser marcado como spam.
Por eso te recomendamos adquirir tu propio dominio de email corporativo, pues además de la buena imagen, confiabilidad y profesionalidad que ya nombramos, cuenta con múltiples ventajas adicionales que te mencionaremos a continuación.
Beneficios del email empresarial
Identidad corporativa
El uso de un correo electrónico empresarial contribuirá a fortalecer la identidad de tu compañía. Al brindarle a tus empleados una dirección de correo personalizada con el dominio de la empresa, resultará más fácil para tus clientes reconocerlos y conectar con ellos de manera más efectiva.
Para poder otorgarle cuentas de correo empresarial a tu equipo, adquiere un dominio a través de un proveedor, como LinkToMail de Servnet, y procede a crear cuentas individuales una vez que lo hayas obtenido.
Otra opción viable es crear cuentas para cada departamento, además de las individuales. Esto hará que haya una mejor organización y la información fluya de manera más efectiva.
Mejora de comunicación
Cohesión organizacional
El flujo de datos y el trabajo conjunto dentro de las empresas resulta imprescindible para el funcionamiento de sus operaciones. Cada estrategia y herramienta que se utilice será un engranaje clave para que tu sistema corporativo funcione adecuadamente.
La comunicación interna de tu organización puede mejorarse significativamente con la adquisición de un email empresarial, ya que este te permite comunicarte de manera fluida, eficiente y segura con todo tu equipo.
Gracias a su adaptabilidad es posible configurarlo en cualquier computadora y dispositivo móvil, lo cual permite que tu personal se comunique de manera sencilla, independientemente de si está o no en la oficina.
El email empresarial funciona de manera interna como un excelente medio de comunicación, pues cuenta con recursos que facilitan la coordinación y la colaboración.
Además, la mayoría de los dominios de correo electrónico empresarial cuentan con diversas extensiones que pueden servir como herramientas de organización corporativa.
Por ejemplo, una dirección de correo empresarial que conecta con un calendario, posibilita organizar reuniones, capacitaciones y conferencias internas.
El calendario permite agregar invitados a tus eventos y les manda una notificación de invitación hacia el correo, alineando así la agenda de cada uno.
A través del correo corporativo resulta más fácil la difusión de anuncios, actualizaciones y noticias relevantes para los trabajadores de tu empresa.
Tus correos contarán con una apariencia más formal y profesional, y tu equipo podrá compartir información e integrar sus labores de maneras más optimizadas.
Relaciones empresariales
En lo que respecta a la comunicación externa, el correo corporativo desempeña un papel fundamental al mantener una imagen de marca coherente y aportar credibilidad en las interacciones con clientes, socios y proveedores.
A través de sus diversas funciones, el email empresarial permitirá que tengas una mejor organización.
Gracias a su capacidad de archivado de correo, por ejemplo, el seguimiento de correos será más sencillo. Al archivar los mails, estos permanecerán guardados y ordenados para futuras consultas, lo cuál resultará de gran utilidad para la búsqueda de referencias y la realización de auditorías.
Por otro lado, en cuanto a la distribución, el email empresarial cuenta con la función de Listas, las cuales funcionan para segmentar a los destinatarios y poder dirigirles contenido personalizado.
El correo empresarial mejora la comunicación con personas externas gracias a sus funcionalidades y apariencia; por ello, es de las mejores opciones para el desarrollo de relaciones significativas y estructuración de información compartida a través de la red.
Seguridad
La inseguridad dentro de la web es una de las principales problemáticas que tienen las empresas con actividad dentro de internet. Afortunadamente, el email empresarial cuenta con diferentes estrategias que ayudan a mantener seguros tus datos y los de tus clientes.
Los proveedores de dominios de correo empresarial tienen la responsabilidad de mantener tu información segura y tener protocolos de detección de ataques cibernéticos.
Para esto, tu mail host debería incluir:
Herramientas antipishing
El phishing es una forma de fraude en línea y es aplicado por personas malintencionadas que pretenden obtener información confidencial de las empresas.
Las herramientas antipishing, por su parte, son soluciones tecnológicas que se encargan de prevenir, detectar y frenar este tipo de ataques.
El antipishing utiliza filtros dentro del correo que se encargan de analizar, identificar y bloquear intentos de fraude.
De esta manera, mantiene a los usuarios y organizaciones protegidas ante el robo de información, garantizando la seguridad e integridad de los datos en el ámbito digital.
Control de acceso
Esta herramienta desempeña un papel esencial en la gestión segura y eficiente de la información, asegurando la confidencialidad y la integridad de los datos.
Su utilidad se extiende a la regulación de cuentas, permitiendo la asignación y restricción de permisos de manera precisa.
El control de acceso también facilita la monitorización constante de la privacidad y la protección de información confidencial, contribuye a prevenir accesos no autorizados y garantiza la seguridad integral de los datos almacenados.
Cifrado de datos
El cifrado de datos es una medida esencial para garantizar la seguridad de la información.
Mediante la codificación de los mensajes, esta técnica se convierte en un escudo efectivo que protege tu información sensible. Al emplear algoritmos matemáticos complejos, el cifrado transforma los datos en un formato ilegible para cualquier persona no autorizada.
Incluso si un tercero logra acceder a la información, no podrá interpretar ni utilizar los datos cifrados sin la clave adecuada. Esta capa adicional de seguridad asegura que la información crítica permanezca inaccesible para cualquier intento de interferencia no autorizada.
Auditorías periódicas
Tu proveedor de servicios de correo se encargará de realizar revisiones continuas para asegurar el funcionamiento óptimo de tu correo electrónico.
Estas auditorías se centran en evaluar exhaustivamente diversos aspectos del sistema. Desde la detección de posibles vulnerabilidades de seguridad hasta la revisión de la eficiencia operativa.
Asimismo, estas evaluaciones periódicas permiten identificar y abordar cualquier irregularidad o problema potencial. Además, de verificar el cumplimiento de las políticas de seguridad y adherirse a las mejores prácticas de gestión de correo electrónico.
Antivirus y antispam
La instalación conjunta de antivirus y antispam en los correos electrónicos contribuye significativamente a la seguridad digital, garantizando que los usuarios puedan comunicarse de manera segura y eficiente.
Estos programas sirven para protegerte de amenazas en línea, detectar malware (software malicioso) y filtrar o bloquear correos no deseados.
Incluso, colaboran de manera sinérgica con las herramientas antiphishing.
Copia de seguridad
Esta herramienta se ocupa de garantizar la integridad y disponibilidad de los datos críticos.
Con sus respaldos regulares, recuperación de correos y su trabajo conjunto con el cifrado de datos, actúa como un salvaguarda fundamental, ofreciendo una capa de seguridad adicional para garantizar la continuidad operativa y la protección de datos en entornos empresariales.
Rentabilidad
La adquisición de un dominio de correo corporativo traerá consigo eficiencia de costos.
Lo anterior, debido a que su adaptabilidad proporciona opciones personalizadas para que las empresas decidan cuánto almacenamiento necesitan y cómo ir evolucionando.
De esta forma, los precios se ajustarán de acuerdo con el volumen de servicios que se soliciten.
Optimización operativa
Las operaciones de tu empresa se harán más efectivas gracias a:
La capacidad de almacenamiento
Al tener suficiente espacio no tendrás que recurrir a respaldar la información, pues esta se encontrará disponible en el mismo correo.
La colaboración remota
Tu personal podrá trabajar de manera conjunta, flexible y ágil aunque no se encuentren en el mismo lugar.
La gestión centralizada
Se simplificarán las tareas administrativas, garantizando así mayor control sobre la infraestructura de comunicación.
Mejores prácticas para el uso del correo electrónico empresarial
Ahora que conoces los beneficios que el email empresarial puede traer, procederemos a compartirte algunos consejos para que aproveches al máximo esta herramienta.
Redacción Formal
Con tu correo electrónico corporativo ya vas un paso adelante en profesionalidad; sin embargo, es sumamente importante que tus mails lleven una estructura definida y formal que refleje seriedad y orden.
Línea de asunto
El asunto del correo será lo primero que vean tus destinatarios, por eso es importante que este proporcione información puntual respecto al tema abordado en el correo. Debe ser claro y conciso (de tres a ocho palabras como límite).
El objetivo de la línea de asunto es garantizar que el correo sea visto, abierto y leído, por lo que tendrás que esforzarte porque sea comprensible, breve y agradable.
Cuerpo del correo
El cuerpo del correo es el contenido principal del mensaje; por esa razón, al escribirlo debes asegurarte de que cuente con impecable redacción y buena ortografía.
Para estructurarlo correctamente comienza con un saludo cortés. Por ejemplo: “Estimado Joaquín:”, “A quien corresponda:”, “Respetada Ingeniera Marín”.
En caso de que sea un correo a un destinatario nuevo, debes continuar presentándote. En este apartado incluye tu nombre, cargo, compañía y lugar donde están ubicados (ciudad o país).
Prosigue exponiendo tu propósito o solicitud. Recuerda que entre más breve más claro.
Asimismo, utiliza párrafos concisos, compuestos por una o dos oraciones, y asegúrate de que tu mensaje no ocupe más de 25 líneas, ya que esta es la cantidad visible en la pantalla de primera vista
Los lectores agradecerán que esté sintetizado y que seas directo desde el principio.
Si consideras que 25 líneas no son suficientes para tu mensaje, contempla que puede ser mejor entregarlo como un archivo adjunto, ya que podrá descargarse y consultarse con mayor detenimiento cuando mejor le convenga al receptor.
Finaliza tu mensaje con una despedida de cierre que incluya agradecimientos adelantados. Tal como: “Agradezco su atención, saludos cordiales”.
Firma
Al pie de tu correo te recomendamos añadir un bloque con tu firma empresarial, la cual debe contener la información de contacto del remitente
Un formato sugerido para darle orden claro sería: nombre, cargo, contacto y sitio web de la empresa. Adicionalmente, coloca tu logo de manera destacada en el lado izquierdo, y si lo deseas añade alguna red social.
E-mail marketing
Uno de nuestros consejos para que le des mayor aprovechamiento a tu correo empresarial es usarlo como medio de publicidad y captación de clientes, lo cual es mejor conocido como email marketing.
El email marketing es una estrategia que sirve para promocionar tu marca, publicitar tus productos y, por supuesto, generar más ventas.
Fortalecimiento de marca
Para que tu marca comience a ser reconocida debes tener una comunicación regular con tus clientes.
El email marketing te permite enviarles contenido relevante acerca de tus productos o servicios, brindarles ofertas exclusivas e informarlos sobre actualizaciones en tu sector.
La percepción que tengan tus clientes acerca de tu empresa dependerá también de tu identidad digital visual, por lo que debes esmerarte en que los correos que envíes estén bien diseñados y se alineen con tu marca.
De este modo, fortalecerás la confianza hacia tu organización y fomentarás la participación de tus seguidores en la interacción con tu marca.
Campañas Masivas
Una campaña masiva de email marketing sirve para llegar a un gran número de destinatarios de manera eficaz.
Las campañas masivas pueden usarse para promocionar productos o servicios, mantener a los consumidores informados, atraer nuevos clientes o generar ventas. Cualquiera que sea su uso te recomendamos:
- Segmentar a tus audiencias para enviar mensajes personalizados.
- Definir objetivos específicos.
- Crear un diseño atractivo y adaptable de correo electrónico.
- Personalizar los correos con los datos relevantes del destinatario (ej. “Hola, María:”)
- Proporcionar contenido relevante y útil.
- Usar llamados a la acción claros según tu objetivo incluyendo links o botones llamativos.
CTA
Un CTA, traducido al español, es un llamado a la acción. Dentro del email marketing debe ser usado estratégicamente para atraer leads (clientes potenciales).
Como mencionamos anteriormente, tus CTA deben indicar a los destinatarios la acción que quieres que realicen.
Ya sea para registrarse, realizar una compra o descargar algún archivo, la información de tus botones, enlaces de texto, banners o imágenes, debe ser evidente y atractiva.
Posicionamiento SEO
El empleo de una dirección de correo empresarial que incluye tu dominio, no solo ayuda a los motores de búsqueda a reconocer contenido relacionado con tu sitio web, sino que también contribuye a mejorar tu posicionamiento en los resultados de búsqueda (SEO).
Por otro lado, tendrás acceso a herramientas de análisis y seguimiento para realizar auditorías de tus métricas como clics, conversiones, tasas de apertura, tiempos de respuesta, etc.
Al evaluar tus resultados podrás ajustar tu estrategia de email marketing y garantizar que esta se ejecute correctamente.
Integración con otro software
La integración de correo electrónico empresarial con otros software es una característica fundamental en la gestión de la comunicación empresarial.
Esta capacidad permite a las empresas sincronizar sus sistemas de correo con una variedad de herramientas y aplicaciones que mejoran la eficiencia en el trabajo.
Desde la sincronización de calendarios hasta la gestión de tareas, estas integraciones simplifican las operaciones diarias.
La versatilidad de las integraciones no tiene límites, pues las empresas pueden combinar su correo empresarial con:
- Aplicaciones de gestión de proyectos para una colaboración más efectiva.
- Sistemas CRM para mantener un seguimiento de clientes.
- Extensiones que mejoran la productividad
- Programadores de conferencias para facilitar las reuniones virtuales.
La flexibilidad es clave para adaptar las capacidades del correo electrónico a las necesidades específicas de la empresa y asimismo, llevar a su ritmo su crecimiento y evolución.
En conclusión, el correo corporativo es una herramienta esencial para mejorar la imagen y la eficiencia de una empresa. Adoptar y utilizar el email empresarial de manera efectiva optimizará su credibilidad y su eficiencia en el entorno digital actual.
