Automatización de procesos para sobrevivir a la nueva era en TI

Katia Hernández
Tiempo de lectura: 4 min
Publicación: 02 abr, 2021

Si estás interesado en la automatización de procesos, es muy seguro que tu empresa ejecute grandes cantidades de procesos y tareas que consumen mucho tiempo e involucran buena parte de recursos de infraestructura y sistemas.

Con el contexto global actual, todas las empresas y negocios se deben transformar para poder adaptarse en el mundo digital, esto con el objetivo de minimizar los errores e impulsar la productividad y el éxito.

Si los procesos críticos de TI de las organizaciones fallan, toda la empresa sufre. 

Con base en el estudio sobre disponibilidad realizado por Gartner, un minuto de inactividad puede representar un costo de hasta 5,600 dólares.

¿Te has planteado la idea de implementar un sistema de automatización de procesos en tu empresa? Si aún no tienes muy claro cómo hacerlo, aquí te lo diremos.

Para optimizar el trabajo de tus empleados o compañeros de trabajo, es necesario contar con herramientas de monitoreo, tableros de desempeño y datos de calidad en tiempo real, que te permitan actuar de forma preventiva y proactiva.

Automatización-de-procesos

¿Qué es la automatización de procesos?

Se refiere a la integración de aplicaciones de software, personas y procesos, a través de un flujo de trabajo (workflow) bien definido.

Es la capacidad que tiene un sistema tecnológico para ejecutar diversas tareas que en un principio son realizadas por personas, dicha automatización también puede controlar, corregir y hacer visible el estado de los flujos de trabajo y tareas, generando reportes de todo el proceso.

Al establecerse, se logran eliminar los errores, reducir costos y tiempos, de la misma forma que se hacen más eficientes las actividades, sustituyendo el trabajo manual con herramientas de software.

La realimentación es un aspecto muy importante de la automatización de procesos, ya que mediante ella, el sistema evalúa, compara y corrige en tiempo real bajo ciertas restricciones pre configuradas y sin intervención humana. 

Por otro lado, también se puede programar para que se ejecuten los procesos en determinado momento, dependiendo del resultado de procesos previos o de determinados factores, lo cual te permitirá la planificación de tareas en el futuro.

¿Qué-es-la-automatización-de-procesos?

Ventajas de la Automatización de Procesos

Puedes obtener un retorno de la inversión gracias al ahorro que representa, así como una ventaja competitiva al entregar productos y servicios a menor costo, más rápido y con mayor calidad.

  • Un paso adelante

Las empresas que deciden implementar la automatización de procesos, tienen gran ventaja frente a sus competidores, tanto en operatividad como en confiabilidad.

  • Mejor servicio

Incide en la reducción de tus costos operativos e incrementa la velocidad y confiabilidad de ejecución de las tareas de soporte y desarrollo.

  • Menores fallas

Favorece que los sistemas trabajen sin interrupciones, satisfaciendo la demanda de tu departamento de TI y de los sistemas informáticos.

  • Análisis prueba y error

Permite que dispongas de mejores análisis y agiliza la instalación de aplicaciones mediante la ejecución automatizada de trabajos.

  • Mayor rendimiento

Elimina la ejecución de secuencias de comandos manuales, que pueden estar sujetas al error humano, aumentando la eficiencia y la productividad de la organización.

  • Síntesis de información

Permite la visibilidad y control de todos los flujos de trabajo y de las tareas, ofreciendo reportes del estado de los procesos terminados, en proceso y futuros.

  • Adaptabilidad

Se puede implementar tanto en forma física como en varios entornos en la nube, incrementando las posibilidades de gestión y control de los procesos.

Ventajas-de-la-Automatización-de-procesos

Desventajas de la Automatización de Procesos

  • Temor a la novedad

Algunos empleados y/o parte del personal pueden enfrentar este temor, sin embargo, las empresas que automatizan sus procesos tienen la capacidad de generar más puestos de trabajo. 

  • Costo de inversión 

Cuando se decide establecer una solución de automatización de procesos, involucra una inversión considerable. 

Toma en cuenta que este factor debe ser bien analizado en comparación con los beneficios que te generará en términos de productividad y cumplimiento. 

La implementación de soluciones en la nube, genera costos notablemente inferiores a las soluciones no automatizadas. 

  • Menor flexibilidad

Cuando se modifican los flujos de trabajo de tareas y procesos, puede significar la incorporación de cierta rigidez, sin embargo, con un proveedor como Servnet, este proceso será más rápido y fácil de lo que imaginas, nuestras soluciones son muy versátiles y escalables para la transformación de tu empresa.

Desventajas-de-la-Automatización-de-procesos

¿Qué implementará un sistema de automatización de procesos en tu empresa?

Un estudio de Forrester Consulting, demostró que la implementación de sistemas de automatización de procesos en empresas de TI conlleva:

  • Mejor eficiencia operativa.
  • Puntualidad para la entrega de flujos de trabajo.
  • Mayor control sobre los procesos de TI.
  • Aumento de la productividad de la empresa.

Por otro lado, pronosticó que en pocos años, los sistemas de automatización de procesos de TI se van a extender a la automatización de los procesos de negocio.

Ten muy clara la evolución estratégica que va a tener tu empresa en términos de infraestructura, aplicaciones y de la misma organización.

¿Qué-implementará-un-sistema-de-automatización-de-procesos-en-tu-empresa?

Procesos que se mejoran con la automatización por áreas que complementan a TI

Comercial:

  • Generación y seguimiento a campañas.
  • Elaboración de propuestas y cotizaciones.
  • Gestión de oportunidades comerciales.
  • Desarrollo de nuevos productos.

Administración y finanzas:

  • Facturación
  • Cobranza
  • Compras
  • Pago a proveedores
  • Pago de nómina
  • Control de gastos
  • Viáticos

Operaciones:

  • Plan de producción
  • Solicitud de insumos o materias primas
  • Logística

Recursos humanos:

  • Reclutamiento y selección
  • Alta y contratación
  • Movimientos de personal
  • Desarrollo de personal

Procesos transversales:

  • Del contacto del cliente al pedido
  • Del pedido al cobro 
  • De la compra al pago
  • De la aparición a la resolución de incidentes o problemas
  • Logística (procesamiento de pedidos)

Procesos-que-se-mejoran-con-la-Automatización-de-procesos

Pasos para implementar la automatización de procesos

La automatización de procesos se realiza a través de un ciclo con 5 pasos o etapas.

Paso 1. Define la información clave y actividades

Identifica y define toda la información necesaria e importante del proceso a automatizar, ya que si la definición documentada no está apegada a la realidad en cómo opera tu proceso, el control a llevar a cabo será incorrecto.

Los puntos importantes a definir para un proceso son:

  1. Nombre del proceso
  2. Objetivo
  3. Justificación
  4. Alcance
  5. Participantes
  6. Evento de inicio y fin
  7. Pre-condiciones y Post-condiciones
  8. Diagrama del proceso
  9. Descripción o narrativa
  10. Reglas de negocio
  11. Glosario de términos

Paso 2. Modela el proceso

Cuando ya cuentes con el diagrama del proceso e información de entrada y salida para las actividades, lo siguiente es modelarlo en una herramienta para automatizar el proceso.

Estas plataformas son conocidas como Business Process Management Systems o Sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS).

Sea la herramienta que decidas, opta por una que te permita automatizar tu primer proceso de forma rápida y viable en inversión.

Paso 3. Ejecuta el proceso

Una vez implementado el proceso en la plataforma BPMS, lo siguiente es ejecutarlo.

La ejecución comienza con la capacitación a los usuarios en el uso de la plataforma y llevar a cabo una prueba o simulación real del proceso.

El punto de inicio puede ser una fecha específica a partir de la cual se ejecutará el proceso a través de la plataforma, también puede ser dependiendo del proceso, un número pedido, solicitud, orden de compra, vacante, orden de entrega, entre otras.

Paso 4. Monitorear y medir

El monitoreo consiste en identificar cómo se comportan los indicadores clave de desempeño del proceso (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) o cualquier otra métrica de desempeño.

A través de las plataformas BPMS será muy sencillo obtener las métricas e irlas monitoreando.

Es recomendable que sigas las métricas básicas para medir el desempeño de tu proceso, algunas de ellas son:

  1. Duración del proceso
  2. Tiempo promedio de la duración de las actividades
  3. Duración de etapas o hitos del proceso
  4. Número de veces que sigue las rutas del proceso 
  5. Problemas frecuentes en la ejecución del proceso

Paso 5. Revisa el proceso e identifica áreas de oportunidad

Con base en las métricas, así como en los problemas identificados termina el ciclo con los ajustes y optimizaciones del proceso.

Algunos criterios que puedes considerar para identificar aspectos a mejorar son:

  1. Tareas que no aportan valor al resultado.
  2. Tareas que pueden hacerse como parte de un paso más del proceso.
  3. Cuellos de botella.
  4. Actividades de alto riesgo.
  5. Tareas que aportan mucho al resultado por lo que conviene tener mayor control o monitoreo.
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¿Por qué Servnet?

En Servnet, te ofrecemos una solución digital que se implementa en la nube y te permite ir más allá de la automatización de procesos para gestionar los flujos de trabajo de tus aplicaciones, esto reduce en un 25% o más el costo de automatización de procesos de TI de tu organización.

Implementa soluciones en tus aplicaciones para monitorizar el rendimiento de tus procesos, evitando cualquier dificultad o complicación que pueda afectar a tu compañía.

Nuestra capacidad para adaptarnos a nuevos sistemas e innovar en la tecnología para migrar tus datos y flujos de trabajo, es una garantía para la seguridad y el éxito de tu empresa.

Si te interesa algún producto o servicio no dudes en contactarnos.

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