¿Cómo iniciar la digitalización de datos en tu empresa?

Katia Hernández
Tiempo de lectura: 4 min
Publicación: 26 feb, 2021

La pandemia ha orillado a diversas empresas de diferentes sectores a digitalizarse casi completamente, para poder entrar a la Industria 4.0 o cuarta Revolución Industrial.

Hasta hace poco, algunos directores generales consideraban innecesario dar el paso hacia la digitalización y preferían permanecer en una zona de confort, aunque esto significara mermar su crecimiento.

Si tú también jamás pensaste en la posibilidad de digitalizar tu empresa, es momento de que te lo replantees, pues ya no es una opción.

El consumidor siempre ha sido exigente, pero hoy en día más, las redes sociales están literalmente en la palma de la mano para mostrar miles de alternativas es cuestión de segundos. 

La velocidad en la que se hacen los negocios ha cambiado. Procesos que tardaban una semana, se hacen hoy en día en cuestión de minutos. Hay que estar muy bien informado y muy expectante a los cambios que hay en el mercado de nuevas herramientas.

Para lograr alcanzar una digitalización efectiva que se enfoque en las necesidades e inquietudes de tus consumidores, es necesario que primero se realicen cambios internos que permitan trascender hacia la digitalización, para facilitar los procesos de cambio.

¿Es necesario digitalizar mi empresa? Estamos viendo uno de los escenarios VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad) más intensos y para superarlo, es imprescindible la digitalización. 

Este método no debe verse como un cambio radical, sino como una evolución de acuerdo con las nuevas maneras de trabajar y de vivir.

Los beneficios de las empresas pueden ser:

  • Mejoras en la experiencia del cliente.
  • Empatía al crear un conocimiento más profundo de los usuarios.
  • Convertir a tu empresa en autoajustable, es decir, se refuerza a sí misma.
  • Favorecer la integración con el mercado internacional. 
  • Impulsar el aprovechamiento adecuado de los recursos humanos. 
  • Automatizar y optimizar procesos dentro de cada departamento.
  • Genera un aumento en la popularidad del producto.
  • Mejoramiento en el tema de los tiempos de entrega.
  • Optimización de procesos. 
  • Aumento de rentabilidad y productividad.
  • Grandes ahorros en los costos de energía.
  • Aprovechamiento de herramientas creativas en redes sociales.

Es importante destacar que en un entorno en el cual es cada vez más difícil para la audiencia discernir entre la inmensa oferta que tiene a su alcance, la digitalización actúa como una herramienta primordial para conducir a la innovación y a la diferenciación.

La digitalización interna y la digitalización externa son procesos independientes pero interconectados y aquí te explicamos en qué consisten ambos.

¿Qué-es-la-digitalización-de-datos?

¿Cómo lograr una digitalización interna?

Es aquella que permite llevar a cabo las tareas y gestiones de la empresa desde un equipo móvil u ordenador, conduciendo a la transformación de la información sin perder la lógica del negocio. 

Se suelen utilizar herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning) o sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM - Customer Relationship Management), ya que aportan un mejor control digital de los procesos que se lleven a cabo dentro de la organización.

Para lograr una perfecta digitalización externa, debemos tener las bases y procesos internos adecuados, para ello, aunque la tecnología es clave para la transformación, es sólo una herramienta para las empresas.

Para integrar este método, se encarga tanto tu departamento de sistemas como cada unidad impactada, haciendo partícipes a tus empleados y trabajando en conjunto con el equipo de sistemas, quienes guiarán la toma de decisiones para la elección de nuevas tecnologías que permitan optimizar la gestión de los procesos de tu organización.

Con base en lo anterior, debes comprender que en tanto tu empresa esté dispuesta a aprender y a adaptarse de forma rápida a nuevos procesos de trabajo y cambios culturales, será mucho más fácil alcanzar el éxito.

Pasos a considerar para una digitalización interna

  1. Un líder
  2. Definición de roles
  3. Innovación en los procesos
  4. Integración de metodologías 
  5. Definición y medición de objetivos
  6. Feedback
  7. Autogestión
  8. Nuevos canales de comunicación
  9. Cohesión entre las áreas de negocio

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¿Cómo lograr una digitalización externa?

Una vez que los cambios internos se ponen en acción, es más fácil traducirlos a una mejor experiencia para los clientes, quienes saben que la distancia o las barreras físicas no son impedimento para realizar compras B2B, B2C o C2C.

De hecho en muchas empresas, todo el recorrido del cliente es digital, desde la búsqueda de información y la consideración de compra, hasta la transacción misma y la entrega del producto o servicio.

Hablar de digitalización externa es hablar de la exposición que tiene tu empresa y/o marca a través de los diferentes medios, como redes sociales, apps, SEO, SEM, entre otros.

A través de este tipo de digitalización es posible que conozcas qué piensan los usuarios sobre tus servicios y/o productos, información muy importante a la hora de producir una estrategia óptima de marketing digital para establecer los KPI y llevar a cabo la gestión de interpretación de estos datos.

En ese punto, las áreas de oportunidad para la digitalización externa son:

  1. Apertura o fortalecimiento de ecommerce.
  2. Comercio de proximidad.
  3. Soporte y atención al cliente.
  4. Automatización de los procesos de compra y aceptación de pagos.
  5. Logística y mensajería.
  6. Inteligencia artificial y/o machine learning para conocer mejor a tu consumidor y adelantarse a sus necesidades.

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¿Genera un mayor impacto la digitalización en las empresas?

La digitalización de las empresas, significa un total cambio operativo en el que se apuesta por la tecnología para optimizar los procesos, reducir costos, aumentar productividad, sumar presencia a través de las redes sociales, entre otros procesos.

El impacto siempre es positivo, ya que al automatizar la cadena de valor y ofrecer tus productos o servicios en plataformas digitales permites que tu empresa se convierta en un negocio autoajustable. 

Contar con un perfil en las redes sociales no es la totalidad de la digitalización, pero si es un gran paso hacia ella, ya que conocerás a potenciales clientes que logren ubicar tu producto o servicio más rápidamente, con la facilidad de adquirirlo, incluso desde otras partes del mundo. 

Contar con información de los clientes es fundamental, ya que te permite conocer sus preferencias y mejorar la experiencia de compra. 

Lo primero que deberás hacer es planificar un proyecto de transformación digital en el medio y largo plazo, la transformación digital se inicia dejando en claro cuáles son los objetivos futuros de la empresa, la visión y la misión actual. 

La digitalización de las empresas es un método que ha llegado para quedarse, ya que cada vez son más las compañías que se pasan a la nube, implementan métricas y se apoyan en el uso de aplicaciones. 

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¿Cómo seleccionar una solución correcta?

Más que en un software, debes pensar en un conjunto de soluciones digitales que interactúan para conectar la información con los dispositivos, dicho sistema debe ser capaz de recolectar el Big Data y presentarlo de una manera sencilla, clara y útil. 

A la hora de elegir una herramienta que ayude a crecer a tu empresa, debes tomar en cuenta:

  • La tecnología en la nube.

 Es primordial que tu información esté en la nube, ya que así podrás contar con el acceso total en todo momento y desde cualquier dispositivo. 

  • La copia de seguridad.

Es fundamental contar con una copia de seguridad y una buena parametrización para que los datos no se pierdan, recuerda que debes poner en marcha todas las medidas de seguridad posibles para que tu empresa no sea hackeada. 

  • Las aplicaciones modulables. 
La información tiene que fluir dentro de tu organización. Si los distintos departamentos de una empresa no se logran comunicar, será bastante complicado avanzar de forma homogénea.

Solución-correcta

La velocidad en la que se hacen los negocios ha cambiado, procesos que tardaban una semana, hoy en día se hacen en cuestión de minutos. 

Debes mantenerte muy bien informado de los cambios que suceden en el mercado de nuevas herramientas, buscar y encontrar un buen socio tecnológico, que te permita trabajar con el mejor modelo de negocio que te brinde el máximo provecho. 

Para iniciar el proceso de digitalización, te recomendamos informarte, valorar y pensar en cuál es la estrategia y cuáles son los recursos con los que ya cuentas y cuáles te permitirán un mejor desarrollo, realizar un estudio de mercado y un estudio de todos los competidores.

Es una época en donde los usuarios mandan, ya no es válido plantear un solo plan que más o menos se acerque a la realidad, sino que por el contrario, hay que hacer un segundo y un tercero también.

¿Quieres comenzar con la digitalización de tu empresa? 

En Servnet contamos con la experiencia necesaria para ayudarte en esta conversión.

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